Erstattung von Reisekosten

Richtlinie der IHK Offenbach am Main über die Erstattung von Auslagen für das Ehrenamt

Die Vollversammlung der IHK Offenbach hat in ihrer Sitzung vom 2. Juni 2022 eine Reisekostenrichtlinie für das Ehrenamt verabschiedet.

Antrag auf Erstattung von Reisekosten

Hier können Sie den Antrag auf Erstattung Ihrer Reisekosten herunterladen.
Wichtiger Hinweis:  Speichern Sie das Formular zunächst lokal auf Ihrem Rechner oder öffnen es mit dem Programm Adobe Acrobat®. Füllen Sie es dann aus (Pflichtfelder sind rot markiert) und senden es uns einfach über den Button "Per E-Mail-Senden" zu. Eine Unterschrift ist nicht notwendig. Weitere Nachweise wie die Einladung zu der Veranstaltung und evtl. Belege können Sie Ihrer E-Mail noch anhängen.

Anspruchsberechtigter Personenkreis

Anspruchsberechtigt sind alle im Interesse und im Auftrag der IHK Offenbach am Main ehrenamtlich tätigen Personen. Dies sind insbesondere die Mitglieder der Gremien Vollversammlung, Präsidium, Ausschüsse und Expertenräte, aber auch weitere Unternehmensvertreter, die im Interesse und im Auftrag der IHK Offenbach am Main als legitimierte Vertreter für die IHK Offenbach am Main tätig sind.

Auslagen

Erstattungsfähig sind die im Rahmen der ehrenamtlichen Tätigkeit angefallenen notwendigen baren Auslagen für Reisekosten und sonstige Auslagen.

Alle die im Rahmen dieser Richtlinie nicht explizit aufgeführten Auslagen sind nicht erstattungsfähig. Dies gilt insbesondere für einen möglichen Verdienstausfall, die Zahlung von Sitzungsgeldern oder anderen pauschalen Aufwandsentschädigungen.

Reisekosten

  1. Reisekosten sind diejenigen Auslagen, die den ehrenamtlich Tätigen im Zusammenhang mit der Reise entstehen. Dazu gehören Fahrtkosten, Übernachtungskosten und Reisenebenkosten. Die für die Reise tatsächlich verauslagten Kosten werden gegen Beleg erstattet.
    Eine Erstattung von Reisekosten kommt nur dann in Betracht, wenn der Ort des Tätigwerdens (zum Beispiel Sitzungen von DIHK-Gremien, Anhörungen in Wiesbaden, Berlin oder Brüssel, Delegationsreisen) außerhalb des Kammerbezirks der IHK Offenbach am Main liegt.
     
  2. Fahrtkosten sind diejenigen Auslagen, die unmittelbar im Zusammenhang mit dem Ortswechsel stehen. Dazu gehören Hin- und Rückfahrt. Dafür stehen den ehrenamtlich Tätigen, unter Berücksichtigung der nachstehenden Regelungen, die Fahrt mit öffentlichen Verkehrsmitteln einschließlich dem Zug, mit dem Pkw oder der Flug zur Verfügung.
     
  3. Übernachtungskosten sind regelmäßig die Kosten für eine Übernachtung in einem Hotel.
     
  4. Reisenebenkosten (z.B. Visa, Gepäckaufbewahrung, Platzkarten, Parkplatz) und sonstige angemessene Auslagen, die im Zusammenhang mit der Reise entstanden sind, werden in der Höhe der tatsächlichen entstandenen Kosten gegen Nachweis erstattet.
     
  5. Die IHK Offenbach ist den Grundsätzen einer sparsamen und wirtschaftlichen Haushaltsführung verpflichtet. Entsprechend sind alle Personen gehalten, verantwortungsvoll mit den Möglichkeiten der Richtlinie umzugehen und die Vorgaben dieser Regelungen nach den Grundsätzen der Wirtschaftlichkeit und Zweckmäßigkeit umzusetzen. Dazu gehört insbesondere auch die Verpflichtung der ehrenamtlich Tätigen, sich bei Unsicherheit über die Erstattungsfähigkeit einer Auslage vor dem Antritt der Reise bei der Hauptgeschäftsführung zu informieren.
     
  6. Besteht im Einzelfall Unsicherheit über die Erstattungsfähigkeit einer bestimmten Auslage, so entscheidet über die Erstattungsfähigkeit der Hauptgeschäftsführer und teilt den betroffenen Parteien seine Entscheidung mit. Für jedwede Kommunikation ist die Textform (§ 126b BGB) ausreichend.

Sonstige Auslagen

Bewirtungen und sonstige angemessene Auslagen, die im Zusammenhang mit der Reise entstehen, werden in Höhe der tatsächlichen Kosten gegen Beleg erstattet.

Ergänzende Hinweise zur Reisekostenrichtlinie

Die Hinweise zur Richtlinie über die Erstattung von Auslagen für das Ehrenamt dienen der Konkretisierung und Auslegung dieser Richtlinie. Die Hinweise sollen insbesondere bei den Fahrt- und Übernachtungskosten Hilfestellung leisten.

Die Entscheidung über das gewählte Verkehrsmittel und die Buchung und Abrechnung der Reise liegen bei dem Reisenden.
 

Fahrtkosten Inland

Bei der Wahl des Verkehrsmittels sollte zunächst geprüft werden, ob eine Fahrt mit öffentlichen Verkehrsmitteln (Bahn) in Betracht kommt. Die Entscheidung über die Wahl des Verkehrsmittels trifft der Reisende.

Bei Nutzung der Bahn werden jedenfalls die Kosten für eine Fahrt in der 2. Klasse erstattet. In begründeten Fällen sind aber auch die Kosten einer Fahrt 1. Klasse erstattungsfähig.

Bei den Fahrtkosten mit dem PKW ist Maßstab die Wegstreckenentschädigung nach § 5 Absatz 2 Bundesreisekostengesetz. Diese beträgt aktuell 0,30 € je zurückgelegtem Kilometer.

Als Grundlage für die Entfernung von Sitz des Unternehmens im Bezirk der IHK Offenbach am Main zum Ort des Tätigwerdens und damit der zurückgelegten Kilometer dient grundsätzlich die Kilometerangabe anhand einer Routenberechnung, zum Beispiel anhand der Angebote von ADAC oder Falk.

Ist eine Reise per Flug geboten, so werden die Kosten der Economy-Class erstattet.


Fahrtkosten Ausland

Erstattet werden grundsätzlich die angefallenen Fahrtkosten.


Übernachtungskosten

Maßstab für die Erstattung von Übernachtungskosten ist die Nutzung eines Hotels der Mittelklasse. Sofern der Veranstalter Hotelkontingente zum Abruf bereitstellt, ist bevorzugt auf diese zurückzugreifen. Bei mehreren zur Auswahl stehenden Hotels sollte das wirtschaftlichste Angebot gewählt werden.


Geltendmachung des Erstattungsanspruchs

Der Anspruch auf Reisekostenerstattung sollte innerhalb einer Frist von sechs Monaten nach Beendigung der Reise geltend gemacht werden. Dem Antrag sollen die zur Erstattung notwendigen Belege beigefügt werden.

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