Industrie- und Handelskammer Offenbach am Main Frankfurter Straße 90 | 63067 Offenbach am Main | Tel. 069 8207-0 | Fax 069 8207-149 | E-Mail service@offenbach.ihk.de | Internet www.offenbach.ihk.de 1/13 Pflichtangaben für Rechnungen Stand: 2013 1. Anforderungen an die Eingangsrechnung 2. Zusätzliche Rechnungsangabepflichten in besonderen Fällen 2.1 Innergemeinschaftliche Lieferung eines neuen Fahrzeugs 2.2 Reiseleistungen 2.3 Differenzbesteuerung 2.4 Sonstige Sonderfälle 3. Kleinbetragsrechnungen und Fahrausweise 4. Sonderfall Rechnungsstellung durch Kleinunternehmer 5. Anforderungen für elektronisch übermittelte Rechnungen 6. Aufbewahrung von Rechnungen 7. Zusätzliche Pflichtangaben nach dem Handelsgesetzbuch (HGB) und sonstigen- Gesetzen Das Umsatzsteuergesetz enthält umfassende Vorgaben, wie eine Rechnung auszu- sehen hat. Bedeutung haben diese Regelungen vor allem für den Vorsteuerabzug des Rechnungsempfängers. So wird im Umsatzsteuer-Anwendungserlass (UStAE) u. a. ausdrücklich darauf hingewiesen, dass die Angaben in Rechnungen vollständig und richtig sein müssen, um zum Vorsteuerabzug zu berechtigen. Der Rechnungs- empfänger hat danach die Pflicht, die Rechnungsangaben auf Vollständigkeit und Richtigkeit zu überprüfen. Welche dies im Einzelnen sind, wird nachfolgend darge- stellt: 1. Anforderungen an die Eingangsrechnung Führt ein Unternehmer eine Leistung an einen anderen Unternehmer für dessen Unternehmen oder an eine juristische Person ohne Unternehmereigenschaft aus, ist er im Regelfall verpflichtet, innerhalb von sechs Monaten eine Rechnung auszu- stellen. Für Rechnungen über innergemeinschaftliche Lieferungen bzw. Leistungen gilt seit 30. Juni 2013 eine verkürzte Rechnungsstellungsfrist bis zum 15. des Fol- gemonats der Ausführung der Lieferung bzw. Leistung. Bei Leistungen gegenüber privaten Empfängern gilt eine Rechnungsstellungspflicht grundsätzlich nicht. Aus- nahme ist die zum 1. August 2004 durch das Gesetz zur Bekämpfung der Schwarz- arbeit eingeführte Rechnungsausstellungspflicht bei Leistungen von Unterneh- mern im Zusammenhang mit einem Grundstück (z.B. Bauleistungen, Gartenar- beiten, Instandhaltungsarbeiten in und an Gebäuden, Fensterputzen). In diesen Fäl- len ist der Unternehmer verpflichtet, auch bei Leistungen an einen privaten Emp- Industrie- und Handelskammer Offenbach am Main Frankfurter Straße 90 | 63067 Offenbach am Main | Tel. 069 8207-0 | Fax 069 8207-149 | E-Mail service@offenbach.ihk.de | Internet www.offenbach.ihk.de 2/13 fänger eine Rechnung innerhalb von sechs Monaten auszustellen (§ 14 Abs. 2 Satz 1 Nr. 1 UStG). Die Steuerpflicht ist grundsätzlich nicht Voraussetzung für die Pflicht zur Rech- nungserteilung, das heißt auch über steuerbefreite Umsätze muss eine Rechnung ausgestellt werden. Eine Ausnahme gilt für steuerbefreite Leistungen nach § 4 Nr. 8 bis 28 UStG die nach dem 31. Dezember 2008 ausgeführt wurden. Allerdings kann sich eine Abrechnungspflicht hier aus anderen (insbesondere zivilrechtlichen) Grün- den ergeben. Als Rechnung gilt auch eine Gutschrift, die vom Leistungsempfänger ausgestellt wird. Seit 30. Juni 2013 mit einer Nichtbeanstandungsfrist bis 31. Dezember 2013 ist bei der Erstellung einer rechnungsersetzenden Gutschrift (z.B. bei Provisionsab- rechnungen) auf dem Abrechnungsdokument der Begriff "Gutschrift" förmlich anzu- bringen. Die Eingangsrechnung hat nach geltendem Recht gem. § 14 Abs. 4 i.V.m. § 14a Abs. 5 UStG folgende Angaben zu enthalten: Vollständiger Name und Anschrift des leistenden Unternehmers und des Leis- tungsempfängers Steuernummer oder Umsatzsteueridentifikationsnummer Ausstellungsdatum der Rechnung Fortlaufende Rechnungsnummer Menge und handelsübliche Bezeichnung der gelieferten Gegenstände oder die Art und den Umfang der sonstigen Leistung Zeitpunkt der Lieferung bzw. Leistung Nach Steuersätzen und -befreiungen aufgeschlüsseltes Entgelt Im Voraus vereinbarte Minderungen des Entgelts Steuersatz sowie Entgelt und hierauf entfallender Steuerbetrag oder Hinweis auf Steuerbefreiung Bei Abrechnung per Gutschrift der Begriff "Gutschrift" Ggf. Hinweis auf Steuerschuld des Leistungsempfängers Beachte: Die vorstehenden Angaben sind für Rechnungen mit einem Betrag von über 150 Euro brutto gültig. Darunter gelten Erleichterungen für so genannte Klein- betragsrechnungen. Diese werden in Punkt 3 dieser Information dargestellt. Die auf der Webseite Pflichtangaben für Rechnungen seitlich abrufbaren Checklisten geben einen schnellen Überblick über die Angaben. 2. Einzelheiten zu einigen Rechnungspflichtangaben Vollständiger Name und vollständige Anschrift des leistenden Unter- nehmers und des Leistungsempfängers Gemäß § 31 Abs. 2 UStDV genügt es, wenn sich aufgrund der in die Rechnung auf- genommenen Bezeichnungen der Name und die Anschrift des Leistenden und des Leistungsempfängers eindeutig feststellen lassen. Nach dem Umsatzsteuer- Anwendungserlass (UStAE) ist es insoweit ausreichend, wenn statt der Anschrift des Leistungsempfängers dessen Postfach oder Großkundenadresse angegeben http://www.offenbach.ihk.de/recht-und-steuern/steuerrecht/steuerrecht-von-a-z/pflichtangaben-fuer-rechnungen/?sword_list%5b%5d=pflichtangaben&sword_list%5b%5d=auf&sword_list%5b%5d=gesch%C3%A4ftsbriefen&no_cache=1 Industrie- und Handelskammer Offenbach am Main Frankfurter Straße 90 | 63067 Offenbach am Main | Tel. 069 8207-0 | Fax 069 8207-149 | E-Mail service@offenbach.ihk.de | Internet www.offenbach.ihk.de 3/13 werden (vgl. Abschnitt 14.5 Abs.2 UStAE). Allerdings genügt es für die Angabe der Anschrift des Leistungsempfängers nicht, wenn die Rechnung nur unter dem Zusatz "c/o" an einen Dritten adressiert ist. Der eigentliche Leistungsempfänger ist stets anzugeben. Das gilt auch auch dann, wenn der Dritte mit der Rechnungsabwicklung beauftragt ist. Die Angabe "c/o" würde nur genügen, wenn der Leistungsempfänger unter der Anschrift eine Zweigniederlassung, Betriebstätte oder einen Betriebsteil unterhält (vgl. Details Abschnitt 14.5 Abs.3 UStAE). Im Fall der umsatzsteuerlichen Organschaft kann der Name und die Anschrift der Organgesellschaft angegeben werden, wenn der leistende Unternehmer oder der Leistungsempfänger unter dem Namen und der Anschrift der Organgesellschaft die Leistung erbracht bzw. bezogen hat. Bei Unternehmen, die über mehrere Zweignie- derlassungen, Betriebsstätten oder Betriebsteile verfügen, gilt jede betriebliche An- schrift als vollständige Anschrift (Abschnitt 14.5. Abs.4 UStAE). Steuernummer oder die vom Bundeszentralamt für Steuern erteilte Um- satzsteueridentifikationsnummer (USt-IdNr.) Auf der Rechnungen die Steuernummer des leistenden Unternehmers anzugeben. Alternativ ist die Angabe der USt-IdNr. möglich. Die USt-IdNr. wird auf Antrag vom Bundeszentralamt für Steuern erteilt. Auf der Rechnung ist die Steuernummer des leistenden Unternehmers anzugeben. Alternativ ist die Angabe der USt-IdNr. möglich. Die USt-IdNr. wird auf Antrag vom Bundeszentralamt für Steuern erteilt. Im Fall der Gutschrift ist die Steuernummer bzw. die USt-IdNr. des leistenden Unter- nehmers und nicht die des die Gutschrift erteilenden Unternehmers anzugeben. Zu diesem Zweck hat der leistende Unternehmer (Gutschriftempfänger) dem Aussteller der Gutschrift seine Steuernummer bzw. USt-IdNr. mitzuteilen. Rechnet ein Unternehmer einen Umsatz in fremdem Namen und für fremde Rech- nung (vermittelter Umsatz) ab (z.B. Tankstellenbetreiber, Reisebüro), hat er auf der Rechnung die Steuernummer bzw. USt-IdNr. des leistenden Unternehmers (z.B. Mineralölgesellschaft, Reiseunternehmen) anzugeben. Im Fall der umsatzsteuerlichen Organschaft muss die Organgesellschaft die ihr oder dem Organträger erteilte USt-IdNr. oder die Steuernummer des Organträgers ange- ben. Bei der Abrechnung von Dauerleistungen (z.B. Miete) werden vielfach keine geson- derten Rechnungen gestellt, sondern die regelmäßigen Zahlungen auf Grund eines zivilrechtlichen Vertrages geleistet. Auch diese (rechnungsersetzenden) Verträge müssen die Steuernummer oder USt-IdNr. des leistenden Unternehmers enthalten. Wichtig: Die Angabe der Steuernummer oder der USt-IdNr. ist auch in Fällen der Steuerschuldumkehr gemäß § 13 b Abs. 1 und 5 Satz 1 UStG erforderlich. In diesen Fällen ist ergänzend die Umsatzsteueridentifikationsnummer der Leistungsempfän- gers anzugeben. Hinweis: Der Leistungsempfänger hat die in der Rechnung enthaltenen Angaben auf ihre Richtigkeit zu überprüfen. Der Vorsteuerabzug bleibt jedoch erhalten, wenn Industrie- und Handelskammer Offenbach am Main Frankfurter Straße 90 | 63067 Offenbach am Main | Tel. 069 8207-0 | Fax 069 8207-149 | E-Mail service@offenbach.ihk.de | Internet www.offenbach.ihk.de 4/13 die Steuernummer oder die inländische USt-IdNr. unrichtig ist und der Leistungs- empfänger dies nicht erkennen konnte, sofern im Übrigen die Voraussetzungen für den Vorsteuerabzug gegeben sind (vgl. Abschnitt 15.2 Abs.2 UStAE). Fortlaufende Nummer mit einer oder mehreren Zahlenreihen, die zur Identifizierung der Rechnung vom Rechnungsteller einmalig vergeben wird (Rechnungsnummer) Durch die fortlaufende Nummer soll sichergestellt werden, dass die vom Unterneh- mer erstellte Rechnung einmalig ist. Es ist hierbei die Bildung beliebig vieler separa- ter Nummernkreise für zeitlich, geografisch oder organisatorisch abgegrenzte Berei- che zulässig, z. B. für Zeiträume (Monate, Wochen, Tage), verschiedene Filialen, Betriebsstätten einschließlich Organgesellschaften. Auch eine Kombination von Zif- fern mit Buchstaben ist möglich. Nach Abschnitt 14.5 Abs.10 UStAE ist eine lücken- lose Abfolge der ausgestellten Rechnungsnummern nicht zwingend. Bei Gutschriften ist die fortlaufende Nummer durch den Gutschriftenaussteller zu vergeben. Bei Verträgen über Dauerleistungen muss nur bei Neuabschluss eine fortlaufende Nummer vergeben werden und auch nur einmal pro Vertrag. Bei Verträgen über Dauerleistungen war es bei vor dem 1. Januar 2004 geschlossenen Verträgen un- schädlich, wenn diese keine fortlaufende Nummer enthielten. Diese Regelung ist jedoch zum 1. Januar 2007 ausgelaufen. Damit müssen aktuell alle Verträge eine fortlaufende Rechnungsnummer enthalten. Allerdings ist es ausreichend, wenn die- se Verträge eine einmalige Nummer erhalten. Es ist nicht erforderlich, dass Zah- lungsbelege eine fortlaufende Nummer erhalten. Hinweis: Der Vorsteuerabzug bleibt erhalten, wenn die Rechnungsnummer unrich- tig ist und der Leistungsempfänger dies nicht erkennen konnte, wenn im Übrigen die Voraussetzungen für den Vorsteuerabzug gegeben sind (vgl. Abschnitt 15.2 Abs.2 UStAE). Menge und handelsübliche Bezeichnung der gelieferten Gegenstände oder Art und Umfang der sonstigen Leistung Die Bezeichnung der Leistung muss eine eindeutige und leicht nachprüfbare Fest- stellung der Leistung ermöglichen, über die abgerechnet worden ist. Handelsübliche Sammelbezeichnungen sind ausreichend, wenn sie die Bestimmung des anzuwen- denden Steuersatzes eindeutig ermöglichen, z.B. Baubeschläge, Büromöbel, Kurz- waren, Schnittblumen, Spirituosen, Tabakwaren, Waschmittel. Bezeichnungen all- gemeiner Art, die Gruppen verschiedenartiger Gegenstände umfassen, z.B. Ge- schenkartikel, reichen nicht aus. Gleiches gilt für die Beschreibung "Beratungsleis- tungen". Mit Schreiben vom 1. April 2009 (Verweis in Abschnitt 14.5 Abs. 15 S. 5 UStAE) hat das Bundesfinanzministerium aber dagegen bestätigt, dass es für den Vorsteuerabzug "keine Verpflichtung zur Angabe einer Geräteidentifikationsnummer in der Rechnung (gibt), auch wenn der Austausch der Geräteidentifikationsnummer - beispielsweise der IMEI-Nummer - zwischen den Geschäftspartnern allgemein im Handelsverkehr üblich ist." Industrie- und Handelskammer Offenbach am Main Frankfurter Straße 90 | 63067 Offenbach am Main | Tel. 069 8207-0 | Fax 069 8207-149 | E-Mail service@offenbach.ihk.de | Internet www.offenbach.ihk.de 5/13 Zeitpunkt der Lieferung oder der sonstigen Leistung oder der Verein- nahmung des Entgelts oder eines Teils des Entgelts bei Vereinnahmung des Entgelts für eine noch nicht ausgeführte Lieferung oder Leistung (Anzahlung) Hier ist nach § 31 Abs. 4 UStDV die Angabe des Kalendermonats ausreichend. Wenn die übrigen Voraussetzungen erfüllt sind, kann statt der ausdrücklichen An- gabe des Liefer-/Leistungszeitpunkts ein Verweis auf den Lieferschein ausreichend sein, sofern sich hieraus ausdrücklich das Liefer-/Leistungsdatum ergibt. Wie der Umsatzsteuer-Anwendungserlass jedoch ausdrücklich regeln, reicht die Angabe des Lieferscheindatums ohne den Hinweis, dass das Lieferscheindatum dem Leistungs- datum entspricht, nicht aus (vgl. Abschnitt 14.5 Abs. 16 UStAE) Für die Frage, ob ein entsprechender Hinweis auch vom Leistungsempfänger stammen darf, enthalten der Umsatzsteuer-Anwendungserlass den Hinweis, dass zwar die Ergänzung der Rechnung nur durch den Rechnungsaussteller vorgenom- men werden darf (vgl. Abschnitt 14.11 Abs.2 UStAE), es jedoch in diesem speziellen Punkt für unbedenklich gehalten werde, wenn der Empfänger das Lieferdatum an- hand der sonstigen Geschäftsunterlagen (z. B. des Lieferscheins) ergänzt oder nachweist (vgl. Abschnitt 15.11 Abs.2 UStAE). In Fällen, in denen der Zeitpunkt nicht feststeht, etwa bei einer Rechnung über Vo- raus- oder Anzahlungen, ist eine Angabe entbehrlich. Allerdings ist in der Rechnung kenntlich zu machen, dass über eine noch nicht erbrachte Leistung abgerechnet wird. Wichtig: Das Liefer-/Leistungsdatum muss in der Rechnung auch dann enthalten sein, wenn Rechnungs- und Liefer-/Leistungsdatum identisch sind. Dies gilt z. B. auch beim im Einzelhandel üblichen "Kauf über den Ladentisch". Die Bestimmung des umsatzsteuerlichen Lieferungs-/Leistungszeitpunkts kann im Einzelfall schwierig sein: 1. Bei Abhollieferungen, wie sie im Einzelhandel üblich sind, ist Zeitpunkt der Lieferung bei Übergabe der Ware an den Käufer. 2. Bei bewegten Lieferungen, zu denen Umsatzgeschäfte gehören, bei de- nen der Gegenstand der Lieferung durch den Lieferer, den Abnehmer oder Dritte (Spediteur) befördert oder versendet wird, ist der Lieferzeitpunkt stets der Zeitpunkt, an dem die Beförderung und Versendung an den Ab- nehmer beginnt. 3. Bei unbewegten Lieferungen im Reihengeschäft (§ 3 Abs. 6 Satz 5 f. UStG) richtet sich der Zeitpunkt der Lieferung nach den zwischen den Be- teiligten vereinbarten Lieferklauseln (Incoterms). Bei Lieferung frei Haus (DDP) ist der Lieferzeitpunkt bei Eintreffen der Ware beim Empfänger, bei Lieferung ab Werk (EXW) ist der Zeitpunkt der Lieferung bei Abgang der Ware aus dem Lager des Lieferanten. 4. Bei Werklieferungen, d.h. wenn der Unternehmer die Be-/Verarbeitung eines Gegenstandes übernommen hat und dabei selbst beschaffte Haupt- stoffe verwendet hat, ist der maßgebliche Zeitpunkt der Werklieferung die Fertigstellung und Abnahme des fertigen Werks durch den Auftraggeber. http://dejure.org/gesetze/UStDV/31.html Industrie- und Handelskammer Offenbach am Main Frankfurter Straße 90 | 63067 Offenbach am Main | Tel. 069 8207-0 | Fax 069 8207-149 | E-Mail service@offenbach.ihk.de | Internet www.offenbach.ihk.de 6/13 5. Bei sonstigen Leistungen jeglicher Art liegt der maßgebliche Zeitpunkt grundsätzlich bei deren Fertigstellung bzw. Beendigung und Abnahme. Bei zeitlich begrenzten Dienstleistungen ist die Leistung mit Beendigung des entsprechenden Rechtsverhältnisses ausgeführt, es sei denn, die Beteilig- ten hatten Teilleistungen vereinbart (Vgl. Abschnitt 13.1 Abs. 3 UStAE). 6. Wird über eine noch nicht ausgeführte Lieferung oder sonstige Leis- tung abgerechnet, handelt es sich um eine Rechung über eine Anzahlung, in der die Angabe des Zeitpunkts der Vereinnahmung des Entgelts oder Teilentgelts nur dann erforderlich ist, wenn der Zeitpunkt der Vereinnah- mung feststeht und nicht mit dem Ausstellungsdatum der Rechnung über- einstimmt. Entgelt für die Lieferung oder sonstige Leistung nach Steuersätzen und einzelnen Steuerbefreiungen aufgeschlüsselt sowie jede im Voraus ver- einbarte Minderung des Entgelts, sofern sie nicht bereits im Entgelt be- rücksichtigt ist Im Fall der Vereinbarung von Boni, Skonti und Rabatten, bei denen im Zeitpunkt der Rechnungserstellung die Höhe der Entgeltsminderung nicht feststeht, ist in der Rechnung auf die entsprechende Vereinbarung hinzuweisen (§ 31 Abs. 1 UStDV). Nach Abschnitt 14.5 Abs.19 UStAE gilt hinsichtlich des Umfangs des Hinweises: Skonti: Bei Skontovereinbarungen genügt eine Angabe, wie z. B. " 2 % Skon- to bei Zahlung bis ..." Boni und Rabatte: Bei Rabatt- bzw. Bonusvereinbarungen genügt ein allge- meiner Hinweis hierauf, wie z. B. "Es ergeben sich Entgeltminderungen auf Grund von Rabatt- oder Bonusver- einbarungen" oder "Entgeltminderungen ergeben sich aus unseren aktuellen Rahmen- und Konditionsvereinbarungen" oder "Es bestehen Rabatt- oder Bonusvereinbarungen" Dies gilt allerdings nur, wenn die Angaben leicht und eindeutig nachprüfbar sind. Dies bedingt, dass die Dokumente in Schriftform vorhanden sind und auf Nachfrage ohne Zeitverzögerung bezogen auf die jeweilige Rechnung vorgelegt werden kön- nen. Das Skonto muss nicht betragsmäßig (weder mit dem Bruttobetrag noch mit dem Nettobetrag zzgl. USt) ausgewiesen werden (vgl. Abschnitt 14.5 Abs.19 UStAE). Anzuwendender Steuersatz sowie der auf das Entgelt entfallenden Steuerbetrag oder im Fall einer Steuerbefreiung einen Hinweis darauf, dass für die Lieferung oder sonstige Leistung eine Steuerbefreiung gilt Beim Hinweis auf die Steuerbefreiung ist es nicht erforderlich, dass der Unterneh- mer die entsprechende Vorschrift des UStG oder der EU- Mehrwertsteuersystemrichtlinie nennt. In der Rechnung soll jedoch ein Hinweis auf den Grund der Steuerbefreiung enthalten sein. Es genügt eine Angabe in umgangs- sprachlicher Form, z.B. steuerfreie Ausfuhrlieferung, steuerfreie innergemeinschaft- liche Lieferung, steuerfreie Vermittlung einer Ausfuhrlieferung. Hinweis auf die Steuerschuld des Rechnungsempfängers Industrie- und Handelskammer Offenbach am Main Frankfurter Straße 90 | 63067 Offenbach am Main | Tel. 069 8207-0 | Fax 069 8207-149 | E-Mail service@offenbach.ihk.de | Internet www.offenbach.ihk.de 7/13 In Fällen der Steuerschuldumkehr ist ein Hinweis hierauf erforderlich. Seit 30. Juni 2013 mit Nichtbeanstandungsfrist bis 31. Dezember 2013 ist hierfür folgende For- mulierung vorgeschrieben: "Steuerschuldnerschaft des Leistungsempfängers". Bei einem fehlenden Hinweis auf die Verlagerung der Steuerschuld stellt sich die Frage nach der Relevanz in zweierlei Hinsicht. Zum einen materiell-rechtlich für die Verlagerung der Steuerschuldnerschaft und zum anderen für den Vorsteuerabzug des Leistungsempfängers. Materiell-rechtlich ist ein fehlender Hinweis auf die Steuerschuld des Rechnungs- empfängers keine Voraussetzung für die Umkehr der Steuerschuld. Das heißt, der (deutsche) Leistungsempfänger schuldet auch dann die Umsatzsteuer für die bezo- gene Leistung, wenn der entsprechende Hinweis fehlt (Abschnitt 13b.14 Abs.2 UStAE). Nach dem Wortlaut der Regelung könnte man annehmen, dass der Hinweis auf die Steuerschuldumkehr für den Vorsteuerabzug des Leistungsempfängers erforderlich ist, denn die Ausübung des Vorsteuerabzugs setzt voraus, dass der Unternehmer eine Rechnung besitzt, die alle genannten Pflichtangaben enthält. Hierzu hat jedoch der EuGH in einem Urteil vom 1. April 2004 entschieden, dass der Vorsteuerabzug des Leistungsempfängers auch dann möglich sein soll, wenn die Rechnung des leistenden Unternehmers die Pflichtangaben nicht vollständig enthält und keinen Hinweis auf die Steuerschuld des Leistungsempfängers beinhaltet. In der aktuellen Fassung des Abschnitts 13b.15 Abs.2 UStAE wird dies ausdrücklich bestätigt und ausgeführt, dass auch bei fehlendem Hinweis auf den Übergang der Steuerschuld der Vorsteuerabzug gegeben ist, wenn die übrigen Voraussetzungen hierfür vorlie- gen. 2. Zusätzliche Rechnungsangabepflichten in besonderen Fäl- len 2.1 Innergemeinschaftliche Lieferung eines neuen Fahrzeugs Bei innergemeinschaftlichen Lieferungen eines neuen Fahrzeugs ist ergänzend zu beachten, dass in jedem Fall die Merkmale aus § 1 b Abs. 2 und 3 UStG in den Rechnungen enthalten sein müssen, d.h. Angaben über die Größe des Fahrzeugs und die bisherige Nutzungsdauer bzw. Neuigkeit des Fahrzeugs (§ 14 a Abs. 4 UStG). 2.2 Reiseleistungen In Rechnungen für eine Reiseleistung ist auf die Anwendung der entsprechenden Sonderregelungen für Reiseleistungen nach § 25 UStG hinzuweisen (§14 a Abs. 6 UStG). Seit 30. Juni 2013 mit Nichtbeanstandungsfrist bis 31. Dezember 2013 ist hierfür verpflichtend folgende Formulierung zu verwenden: "Sonderregelung für Rei- sebüros". 2.3 Differenzbesteuerung In Fällen der Differenzbesteuerung ist in der Rechnung auf die Anwendung der ent- sprechenden Sonderregelungen nach § 25a UStG hinzuweisen (§ 14a Abs. 6 Industrie- und Handelskammer Offenbach am Main Frankfurter Straße 90 | 63067 Offenbach am Main | Tel. 069 8207-0 | Fax 069 8207-149 | E-Mail service@offenbach.ihk.de | Internet www.offenbach.ihk.de 8/13 UStG). Seit 30. Juni 2013 mit Nichtbeanstandungsfrist bis 31. Dezember 2013 ist je nach gehandeltem Gegenstand hierfür verpflichtend folgende Formulierung zu ver- wenden: "Gebrauchtgegenstände/Sonderregelung" "Kunstgegenstände/Sonderregelung oder "Sammlungsstücke und Antiquitäten/Sonderregelung" 2.4 Sonstige Sonderfälle Für Sonderfälle wie grenzüberschreitende Dienstleistungen gelten Sonderregelun- gen. Vgl. hierzu die gesonderten IHK-Informationen "Die korrekte Rechnungsstel- lung für Dienstleistungen an ausländische Unternehmenskunden". 3. Kleinbetragsrechnungen und Fahrausweise Für Rechnungen, deren Gesamtbetrag 150 Euro brutto nicht übersteigt, so genann- te Kleinbetragsrechnungen, gelten erleichterte Vorschriften. Hier genügen folgende Angaben: vollständiger Name und vollständige Anschrift des leistenden Unternehmers, das Ausstellungsdatum, Menge und Art der gelieferten Gegenstände oder die Art und den Umfang der sonstigen Leistung Entgelt und Steuerbetrag für die Lieferung oder Leistung in einer Summe, Steuersatz oder im Fall einer Steuerbefreiung ein Hinweis darauf, dass für die Lieferung oder sonstige Leistung eine Steuerbefreiung gilt. Die Vereinfachung für Kleinbetragsrechnungen gilt nicht im Rahmen der Versand- handelsregelung (§ 3c UStG), bei innergemeinschaftlichen Lieferungen (§ 6a UStG) und bei der Steuerschuldnerschaft des Leistungsempfängers nach § 13b UStG (§ 33 UStDV). Neben Kleinbetragsrechnungen gelten auch für Fahrausweise Erleichterungen. Hier genügen folgende Angaben: vollständiger Name und Anschrift des Beförderungsunternehmers Ausstellungsdatum der Rechnung Steuerbetrag und Entgelt in einer Summe Anzuwendender Steuersatz, sofern nicht der ermäßigte Steuersatz gilt ggf. Hinweis auf grenzüberschreitende Beförderung im Luftverkehr Hinweis: Für beide Rechnungsformen, Kleinbetragsrechnungen und Fahrausweise, finden Sie in der seitlichen Linkliste auf der Webseite Pflichtangaben für Rechnun- gen eine Checkliste. http://www.offenbach.ihk.de/index.php?id=808 http://www.offenbach.ihk.de/index.php?id=808 Industrie- und Handelskammer Offenbach am Main Frankfurter Straße 90 | 63067 Offenbach am Main | Tel. 069 8207-0 | Fax 069 8207-149 | E-Mail service@offenbach.ihk.de | Internet www.offenbach.ihk.de 9/13 4. Sonderfall Rechnungsstellung durch Kleinunternehmer Wer die umsatzsteuerliche Kleinunternehmerreglung anwendet, muss keine Um- satzsteuer ausweisen. Sie wird bei ihm nicht erhoben. Dennoch folgt hieraus nicht, dass die Rechnungsvorschriften keinerlei Rolle mehr spielen würden. Auch Kleinun- ternehmer sind Unternehmer, das heißt sie müssen die beschriebenen Rechnungs- pflichtangaben ebenso beachten wie steuerpflichtige Unternehmer. Besonderheit ist jedoch, dass die Angaben zum Steuerausweis entfallen, das heißt Kleinunternehmer müssen in Rechnungen grundsätzlich folgende Angaben aufnehmen: Vollständiger Name und Anschrift des leistenden Unternehmers und des Leistungsempfängers Steuernummer (oder Umsatzsteueridentifikationsnummer, wobei diese nur in Ausnahmefällen vorliegen wird) Ausstellungsdatum der Rechnung Fortlaufende Rechnungsnummer Menge und handelsübliche Bezeichnung der gelieferten Gegenstände oder die Art und den Umfang der sonstigen Leistung Zeitpunkt der Lieferung bzw. Leistung Entgelt Im Voraus vereinbarte Minderungen des Entgelts Die Vereinfachungen für Kleinbetragsrechnungen gelten entsprechend den obigen Ausführungen. Beachte: Eine Hinweispflicht auf die Anwendung der Kleinunternehmerregelung besteht nicht. Es empfiehlt sich jedoch hierauf hinzuweisen, da andernfalls mit einer Zahlungsverzögerung zu rechnen ist, da der Rechnungsempfänger bei einer Rech- nungseingangskontrolle den mangelnden Steuerausweis voraussichtlich beanstan- den wird. Dies kann zum Beispiel durch den Zusatz geschehen: "Kein Steuerausweis aufgrund der Anwendung der Kleinunternehmerregelung (§ 19 UStG)" 5. Anforderungen für elektronisch übermittelte Rechnungen Eine Rechnung kann auch in elektronischer Form erstellt werden, sofern der Rech- nungsempfänger formlos zugestimmt hat. Hinsichtlich der Anforderungen ist zu dif- ferenzieren zwischen Rechnungen, die Umsätze betreffen, die bis einschließlich 30. Juni 2011 ausgeführt wurden und solchen, die sich auf Umsätze ab 1. Juli 2011 beziehen. (1) Rechnungen über Umsätze bis 30. Juni 2011 Für elektronisch übermittelte Rechnungen, die den Leistungszeitraum bis 30. Juni 2011 betreffen, müssen die Echtheit der Herkunft und die Unversehrtheit des Inhalts gewährleistet sein durch Industrie- und Handelskammer Offenbach am Main Frankfurter Straße 90 | 63067 Offenbach am Main | Tel. 069 8207-0 | Fax 069 8207-149 | E-Mail service@offenbach.ihk.de | Internet www.offenbach.ihk.de 10/13 eine qualifizierte elektronische Signatur in Übereinstimmung mit der EU- Mehrwertsteuersystem-Richtlinie oder eine qualifizierte elektronische Signa- tur mit Anbieter-Akkreditierung nach dem Signaturgesetz oder elektronischen Datenaustausch (EDI), wenn in der Vereinbarung über die- sen Datenaustausch der Einsatz von Verfahren vorgesehen ist, die die Echt- heit der Herkunft und die Unversehrtheit der Daten gewährleisten. Die bishe- rige Pflicht, zusätzlich für einen bestimmten Zeitraum (z.B. Tag, Woche, Mo- nat) eine zusammenfassende Rechnung auf Papier oder in elektronischer Form zu übermitteln, ist 2009 durch das Steuerbürokratieabbaugesetz entfal- len. Auch bei Rechnungen, die von oder an ein Computertelefax oder per E-Mail über- mittelt werden, handelt es sich um elektronisch übermittelte Rechnungen. Das heißt, dass auch in diesen Fällen eine qualifizierte elektronische Signatur oder eine qualifi- zierte elektronische Signatur mit Anbieter-Akkreditierung erforderlich ist. Nicht erfor- derlich ist eine qualifizierte elektronische Signatur ausschließlich bei der Übertra- gung von Rechnungen von Standard-Telefax an Standard-Telefax. Werden beziehungsweise wurden die vorstehen strengen Formanforderungen nicht beachtet, steht dem Rechnungsempfänger kein Vorsteuerabzug aus der Rechnung zu. Nach derzeitiger Auffassung der Finanzverwaltung können Formverstöße nur mit Wirkung für die Zukunft geheilt werden. (2) Rechnungen über Umsätze ab 1. Juli 2011 Für Umsätze, die ab dem 1. Juli 2011 ausgeführt werden, wurden die vorstehend beschriebenen, strengen Anforderungen durch das im November 2011 in Kraft ge- tretene Steuervereinfachungsgesetz rückwirkend gelockert. Rechnungen können seit diesem Zeitpunkt ohne größere Hürde elektronisch versandt werden, zum Bei- spiel per Mail, gegebenenfalls mit pdf- oder Textdatei, per Serverfax oder auch als Web-Download. Stimmt der Rechnungsempfänger der elektronischen Übermittlung zu, sind spezielle technische Übermittlungsverfahren nicht mehr erforderlich. Aller- dings ist zu beachten, dass die „Echtheit der Herkunft, die Unversehrtheit des In- halts und die Lesbarkeit der Rechnung gewährleistet“ sein müssen. Hierunter ver- steht man die Sicherstellung der Identität des Rechnungsstellers, der Unverändert- heit der Rechnungsangaben während der Übermittlung und die Erkennbarkeit „fürs menschliche Auge“. Ganz wichtig: An die Erfüllung dieser Kriterien werden keine überzogenen Anforderungen gestellt. Digitale Signaturen können so zwar weiterhin, müssen aber definitiv nicht weiter angewendet werden. Das Bundesfinanzministeri- um hat in einem 2. Juli 2012 veröffentlichten Anwendungserlass in Übereinstim- mung mit der zugrunde liegenden Gesetzesbegründung klar gemacht, dass ge- wöhnliche innerbetriebliche Kontrollverfahren, die einen verlässlichen Prüfpfad zwi- schen Rechnung und Leistung schaffen, die genannten Kriterien erfüllen. Dem ge- nügen selbst festlegbare Verfahren, die der Unternehmer zum Abgleich der Rech- nung mit seiner Zahlungsverpflichtung einsetzt. Hierbei muss es sich um keine tech- nischen oder EDV-gestützten Verfahren handeln. Die Verwaltung lässt es in dem Erlass beispielhaft zu, dass verlässliche innerbetriebliche Kontrollverfahren in der einfachsten Form auch durch einen manuellen Abgleich der Rechnung mit der Be- Industrie- und Handelskammer Offenbach am Main Frankfurter Straße 90 | 63067 Offenbach am Main | Tel. 069 8207-0 | Fax 069 8207-149 | E-Mail service@offenbach.ihk.de | Internet www.offenbach.ihk.de 11/13 stellung und gegebenenfalls dem Lieferschein erfolgen können. Neue Aufzeich- nungs- und Aufbewahrungspflichten werden hierdurch nicht statuiert. Eine Besonderheit ist für die Aufbewahrung der elektronischen Rechnung allerdings zu beachten. Die elektronischen Rechnungen sind grundsätzlich entsprechend den hierfür geltenden Vorgaben der Finanzverwaltung elektronisch aufzubewahren. Eine Aufbewahrung der Rechnung als Papierausdruck ist nicht zulässig. Zu beachten ist auch, dass die Finanzverwaltung mit Blick auf die Übertragung von Rechnungen per Telefax eine Änderung ihrer Rechtsauffassung bekannt gegeben hat. Soweit Rechnungen zwar von einem Serverfax abgesendet werden, aber auf einem Standardfax eingehen, gelten diese Rechnungen für Umsätze ab 1. Juli 2011 als Standardrechnungen. Ist dagegen auf der Empfängerseite auch ein Serverfax beteiligt, ordnet die Finanzverwaltung die Rechnungen als elektronische Rechnun- gen ein. Weitere Details zu diesen Punkten finden sich in dem über die seitliche Service- spalte abrufbaren Anwendungserlass zur elektronischen Rechnung des Bundesfi- nanzministeriums. 6. Aufbewahrung von Rechnungen Ein Unternehmer hat ein Doppel der Rechnung, die er selbst oder ein Dritter in sei- nem Namen und für seine Rechnung ausgestellt hat, sowie alle Rechnungen, die er erhalten, oder die ein Leistungsempfänger oder ein Dritter in dessen Namen und für dessen Rechnung ausgestellt hat, nach den allgemeinen Aufbewahrungsregeln grundsätzlich zehn Jahre aufzubewahren, wobei eine elektronische oder bildliche Speicherung bei Vernichtung der Originalrechnung unter bestimmten Voraussetzun- gen möglich ist. So haben Rechnungen auf Thermopapier häufig den Nachteil, dass die Schrift über die Jahre verblasst und nicht mehr lesbar ist. Hier verlangt die Fi- nanzverwaltung, diese Rechnungen gegebenenfalls auf normales Papier zu kopie- ren und die Kopie zur Originalrechnung zu heften, um so die Lesbarkeit zu gewähr- leisten. Für den Vorsteuerabzug aus einer Rechnung ist letztlich wichtig, dass der Unternehmer, der den Vorsteuerabzug in Anspruch nehmen will, den Beweis dafür erbringen kann, dass ihm die Originalrechnung vorgelegen hat, da er hierfür die ob- jektive Beweislast trägt. Bei elektronisch übermittelten Rechnungen hat der Unter- nehmer auch die Nachweise über die Echtheit und Unversehrtheit der Daten aufzu- bewahren. Im Übrigen s. die Hinweise oben unter dem Punkt 5 "Anforderungen an elektronisch übermittelte Rechnungen". Private (auch der Unternehmer, der Leistungen für seinen privaten Bereich verwen- det), die von Unternehmern für Leistungen im Zusammenhang mit einem Grund- stück eine Rechnung erhalten haben, sind verpflichtet, diese Rechnung, einen Zah- lungsbeleg oder eine andere beweiskräftige Unterlage zwei Jahre lang aufzubewah- ren. Bei einem Verstoß können bis zu 500 Euro Bußgeld verhängt werden. Auf diese Aufbewahrungspflicht der Privatperson ist in der Rechnung hinzuweisen, zum Bei- spiel durch einen Zusatz "Der Rechnungsempfänger ist verpflichtet, die Rechnung zu Steuerzwecken 2 Jahre lang aufzubewahren" Industrie- und Handelskammer Offenbach am Main Frankfurter Straße 90 | 63067 Offenbach am Main | Tel. 069 8207-0 | Fax 069 8207-149 | E-Mail service@offenbach.ihk.de | Internet www.offenbach.ihk.de 12/13 Weitere Informationen zur Aufbewahrung finden Sie in unserem Merkblatt zur Auf- bewahrung von Geschäftsunterlagen. 7. Zusätzliche Pflichtangaben nach dem Handelsgesetzbuch (HGB) und sonstigen Gesetzen Ergänzend ist wichtig, dass Rechnungen als Geschäftsbriefe gelten und daher ge- gebenenfalls zusätzliche Vorgaben nach dem Handelsgesetzbuch beachten müs- sen. Die diesbezüglichen allgemeinen Anforderungen können Sie der IHK- Information "Pflichtangaben auf Geschäftsbriefen“ entnehmen. Fehler bei diesen Angaben haben, soweit sie nicht zugleich Verstöße gegen die vorstehend ausführ- lich dargestellten steuerlichen Pflichtangaben beinhalten, jedoch in der Regel keine umsatzsteuerlichen Auswirkungen. Achtung: Hersteller von Elektro- und Elektronikgeräten müssen auf Ihren Ge- schäftsbriefen - und daher auch auf Rechnungen - zusätzlich ihre nach dem Elekt- roG erforderliche Registrierungsnummer aufführen. Ansprechpartner Geschäftsbereich Recht und Fair Play Marianna Kartziou Telefon: 069 8207–222 E-Mail: kartziou@offenbach.ihk.de Dieses Merkblatt soll Ihnen erste Hinweise geben und erhebt daher keinen Anspruch auf Vollständigkeit. Für die Richtigkeit und Aktualität der enthaltenen Angaben können wir trotz sorgfältiger Prüfung leider keine Gewähr über- nehmen http://www.offenbach.ihk.de/recht-und-steuern/steuerrecht/steuerrecht-von-a-z/aufbewahrungsfristen/?sword_list%5b%5d=aufbewahrung&sword_list%5b%5d=von&sword_list%5b%5d=gesch%C3%A4ftsunterlagen&no_cache=1 http://www.offenbach.ihk.de/recht-und-steuern/steuerrecht/steuerrecht-von-a-z/aufbewahrungsfristen/?sword_list%5b%5d=aufbewahrung&sword_list%5b%5d=von&sword_list%5b%5d=gesch%C3%A4ftsunterlagen&no_cache=1 http://www.offenbach.ihk.de/recht-und-steuern/unternehmensrecht/unternehmensrecht-von-a-z/angaben-auf-geschaeftsbriefen/?sword_list%5b%5d=pflichtangaben&sword_list%5b%5d=auf&sword_list%5b%5d=gesch%C3%A4ftsbriefen&no_cache=1 mailto:kartziou@offenbach.ihk.de Industrie- und Handelskammer Offenbach am Main Frankfurter Straße 90 | 63067 Offenbach am Main | Tel. 069 8207-0 | Fax 069 8207-149 | E-Mail service@offenbach.ihk.de | Internet www.offenbach.ihk.de 13/13 Anlage Musterrechnung Beispiel einer Rechnung mit Umsatzsteuer Pflichtangaben für Rechnungen Stand: 2013 1. Anforderungen an die Eingangsrechnung 2. Einzelheiten zu einigen Rechnungspflichtangaben 2. Zusätzliche Rechnungsangabepflichten in besonderen Fällen 2.1 Innergemeinschaftliche Lieferung eines neuen Fahrzeugs Bei innergemeinschaftlichen Lieferungen eines neuen Fahrzeugs ist ergänzend zu beachten, dass in jedem Fall die Merkmale aus § 1 b Abs. 2 und 3 UStG in den Rechnungen enthalten sein müssen, d.h. Angaben über die Größe des Fahrzeugs und die bisherige N... 2.2 Reiseleistungen 2.3 Differenzbesteuerung 2.4 Sonstige Sonderfälle 3. Kleinbetragsrechnungen und Fahrausweise 4. Sonderfall Rechnungsstellung durch Kleinunternehmer 5. Anforderungen für elektronisch übermittelte Rechnungen (1) Rechnungen über Umsätze bis 30. Juni 2011 (2) Rechnungen über Umsätze ab 1. Juli 2011 6. Aufbewahrung von Rechnungen 7. Zusätzliche Pflichtangaben nach dem Handelsgesetzbuch (HGB) und sonstigen Gesetzen Ansprechpartner Anlage Musterrechnung
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