Der Ausfuhrverantwortliche

Exportkontrolle ist Chefsache

Bei Exportvorhaben mit genehmigungspflichtigen Gütern ist es erforderlich einen Ausfuhrverantwortlichen (AV) gegenüber dem Bundesamt für Wirtschaft und Ausfuhrkontrolle (BAFA) zu benennen. Der AV ist für die Einhal­tung der Exportkontrollvorschriften persönlich verantwortlich, haftet für außenwirtschaftsrechtliche Verstöße aufgrund Orga­nisationsverschuldens persönlich und muss Mitglied des Vor­stands, der Geschäftsführung oder ein vertretungsberechtigter Gesellschafter sein.

Die Benennung des Ausfuhrverantwortlichen (AV)

Die Benennung des AV erfolgt über ds Formular AV 1 (Bennenung des AV) und ist bis zum Widerruf gültig. Zusätzlich ist eine Kopie des Handelsregisterauszuges einzureichen.

Hinweis: Ein Prokurist kann nicht als AV benannt werden.

Verantwortung und Unterschrift

Grundsätzlich sind alle Anträge auf Ausfuhrgenehmigung persönlich vom AV zu unterzeichnen bzw. persönlich über das ELAN-K2-Portal einzureichen. Um dies zu vermeiden und intern zu deligieren, besteht die Möglichkeit, die Verantwortung für alle Anträge mittels Formular AV 2 zu übernehmen. Diese Erklärung ist für ein Jahr gültig. Wird sie nicht erneuert, so müssen alle Anträge auf Ausfuhrgenehmigung wieder persönlich vom AV unterzeichnet bzw. persönlich über das ELAN-K2-Portal eingereicht werden.

Beide Formulare können per Mail an ⇒ ausfuhrverantwortliche-r(at)bafa.bund.de an das BAFA eingereicht werden. Die Zusendung der Originale per Post ist nicht erforderlich. Sie sind jedoch für fünf Jahre aufzubwahren und auf Verlangen dem BAFA vorzulegen.

Aufgaben des Ausfuhrverantwortlichen (AV)

Dem Ausfuhrverantwortlichen obliegt die Organisationspflicht, die Personalauswahl und -weiterbildungspflicht sowie die Überwachungspflicht.

Organisationspflicht

Es besteht kein vorgeschriebenes Muster für die Ausgestaltung der Aufbauorganisation im Bereich Exportkontrolle und ihre Einbindung in die übrige Unternehmensorganisation. Dennoch müssen bestimmte Mindestvorgaben erfüllt werden.

Die Gesamtverantwortung im Unternehmen für das Thema „Exportkontrolle“ muss schriftlich festgelegt und bekanntgemacht werden. Bei Unternehmen, die gelistete Güter ausführen, erfolgt dies durch Benennung eines Ausfuhrverantwortlichen (s. o.), der auch im Organigramm ausgewiesen sein muss, inkl. einer ggfs. notwendigen Organisationseinheit für Exportkontrollfragen. Um Interessenskonflikte zu vermeiden, muss eine hinreichende Unäbhängigkeit sowie eine Durchsetzungskraft gegenüber anderen Bereichen wie dem Vertrieb des Unternehmens bestehen. Das Exportkontrollpersonal sollte organisatorisch so angesiedelt und befugt sein, um risikobehaftete Transaktionen zu stoppen. Weiterhin sollte ein unmittelbares Berichtsrecht an den AV und ein fachliches Weisungsrecht bestehen, welches durch die Geschäfttsführung/Vorstand kommuniziert wird.

Personalauswahlpflicht

Der Ausfuhrverantwortliche hat dafür Sorge zu tragen, dass in diesem Bereich ausreichend Mitarbeiter vorhanden sind. Diese müssen über entsprechende fachliche Kenntnisse verfügen und persönlich zuverlässige sein. Die Vorlage und die Archivierung von Weiterbildungszertifikaten ist unabdingbare Voraus­setzung hierfür.

Überwachungspflicht

Der Ausfuhrverantwortliche hat die Einhaltung der festgeleg­ten Arbeitsabläufe zu überwachen. Verletzungen der Überwachungs­pflicht können als Aufsichtspflichtverletzung gemäß § 130 OWiG mit einem Bußgeld geahndet werden, das der Höhe nach pro Verstoß bis zu einer Million Euro betragen kann. Wie der Ausfuhrverantwortliche dieser Pflicht nachkommt, hängt von den spezifischen Gegebenheiten des Unternehmens ab. Er kann die Überwachung in eigener Person wahrnehmen oder andere Unternehmensbereiche oder Personen mit dieser Aufgabe betrauen.

Weiterbildungspflicht

Das Außenwirtschaftsrecht ist komplex und eine schnelllebige Thematik, die maß­geblich von der aktuellen Tagespolitik abhängig ist. Der Ausfuhr­verantwortliche muss dafür sorgen, dass er und seine Mitarbeiter sich im Exportbereich ständig fortbilden (Seminare, Inhouseschulungen, Literatur). Ferner hat der Ausfuhrverantwortliche dafür zu sorgen, dass die Exportbeauftragten über die erforderlichen Arbeitshilfen verfügen (aktuelle Gesetzestexte, Embargomaßnahmen, Zugang zum Bundesanzeiger, den zuständigen Behörden, Newslettern und zum Amtsblatt der EG).

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