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Industrie- und Handelskammer Offenbach am Main Frankfurter Straße 90 | 63067 Offenbach am Main | Tel. 069 8207-0 | Fax 069 8207-149 | E-Mail service@offenbach.ihk.de | Internet www.offenbach.ihk.de Bankverbindungen: Postbank Frankfurt IBAN: DE27500100600021510609 BIC: PBNKDEFF| Städt. Sparkasse Offenbach IBAN: DE85505500200015002000 BIC: HELADEF1OFF Industrie- und Handelskammer Fax: 069/8207-349 Offenbach am Main Tel.: 069/8207-325 Petra Dittmar Frankfurter Str. 90 63067 Offenbach Ausstellung einer Rentenbescheinigung Name: ggf. Geburtsname: Vorname: Straße: PLZ / Ort: Geburtsdatum: Geburtsort: tagsüber erreichbar unter Telefonnummer: Ausbildungsberuf (ggf. Fachrichtung): Ausbildungsbetrieb: Prüfung abgelegt im: Frühjahr 19.. Sommer 19.. Herbst 19.. Winter 19.. Bitte eine Kopie von gültigem Personalausweis beifügen. Ort, Datum Unterschrift des Antragsstellers

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• Merkblätter und Dokumente

Industrie- und Handelskammer Offenbach am Main Frankfurter Straße 90 | 63067 Offenbach am Main | Tel. 069 8207-0 | Fax 069 8207-149 | E-Mail service@offenbach.ihk.de | Internet www.offenbach.ihk.de Bankverbindungen: Postbank Frankfurt IBAN: DE27500100600021510609 BIC: PBNKDEFF| Städt. Sparkasse Offenbach IBAN: DE85505500200015002000 BIC: HELADEF1OFF Industrie- und Handelskammer Fax: 069/8207-349 Offenbach am Main Tel.: 069/8207-325 Petra Dittmar Frankfurter Str. 90 63067 Offenbach Ausstellung einer Rentenbescheinigung Name: ggf. Geburtsname: Vorname: Straße: PLZ / Ort: Geburtsdatum: Geburtsort: tagsüber erreichbar unter Telefonnummer: Ausbildungsberuf (ggf. Fachrichtung): Ausbildungsbetrieb: Prüfung abgelegt im: Frühjahr 19.. Sommer 19.. Herbst 19.. Winter 19.. Bitte eine Kopie von gültigem Personalausweis beifügen. Ort, Datum Unterschrift des Antragsstellers

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• Ausbildungsunterlagen

Industrie- und Handelskammer Offenbach am Main Telefon (0 69) 82 07-0 Bankverbindung: Postbank Frankfurt Frankfurter Straße 90 . 63067 Offenbach am Main Telefax (0 69) 82 07-1 99 Städt. Sparkasse Offenbach (BL 500 100 60) Postfach 10 08 53 . 63008 Offenbach am Main E-Mail: service@offenbach.ihk.de (BLZ 505 500 20) 15 00 2000 Kto-Nr.: 21510-609 http://www.offenbach.ihk.de BHF-Bank AG (BLZ 500 202 00) 15 00 3999 Industrie- und Handelskammer Fax: 069/8207-349 Offenbach am Main Tel.: 069/8207-325 Petra Dittmar Frankfurter Str. 90 63067 Offenbach Ausstellung einer Rentenbescheinigung Name: ggf. Geburtsname: Vorname: Straße: PLZ / Ort: Geburtsdatum: Geburtsort: tagsüber erreichbar unter Telefonnummer: Ausbildungsberuf (ggf. Fachrichtung): Ausbildungsbetrieb: Prüfung abgelegt im: Frühjahr 19.. Sommer 19.. Herbst 19.. Winter 19.. Bitte eine Kopie von gültigem Personalausweis beifügen. Ort, Datum Unterschrift des Antragsstellers

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• Bescheinigung der Ausbildungszeit und Zweitschrift vom Prüfungszeugnis

Seite 1 von 3 Info_Art13_DSGVO_Antrag-Sachverstaendige_IHKOF Stand: 1. April 2021 Informationspflichten der IHK Offenbach am Main gem. Art. 13 DSGVO (Erhebung von Daten bei der betroffenen Person) gegenüber Antragstellern auf öffentliche Bestellung und Vereidigung als Sachverständige 1. Bezeichnung der Verarbeitungstätigkeit Die Datenschutzhinweise erfolgen im Zusammenhang mit Ihrem Antrag auf öffentliche Bestellung und Vereidigung als Sachverständiger. Dies schließt den Fall eines erfolgreichen Antrages, einer anschließenden Benennung sowie die Veröffentlichung Ihrer Kontaktdaten im Internet und im Mitgliedermagazin der IHK Offenbach am Main ein. 2. Name und Kontaktdaten des Verantwortlichen Industrie- und Handelskammer Offenbach am Main Markus Weinbrenner Frankfurter Straße 90 D-63067 Offenbach am Main Telefon 069 8207-111 Fax 069 8207-199 E-Mail weinbrenner@offenbach.ihk.de 3. Kontaktdaten des betrieblichen Datenschutzbeauftragten Industrie- und Handelskammer Offenbach am Main Andrea Zbiral-Müller Frankfurter Straße 90 D-63067 Offenbach am Main Telefon 069 8207-225 Fax 069 8207-48225 E-Mail: zbiral@offenbach.ihk.de 4. Zwecke und Rechtsgrundlagen der Verarbeitung Sie haben bei der IHK Offenbach am Main einen Antrag auf öffentliche Bestellung und Vereidigung als Sachverständiger gestellt. Die von Ihnen angegebenen personenbezogenen Daten werden verarbeitet, um Ihren Antrag durchführen und im Falle einer öffentlichen Bestellung unsere gesetzliche Aufsichtspflicht Ihnen gegenüber erfüllen zu können. Teile Ihrer Daten (Kontaktdaten) sollen außerdem im Falle einer öffentlichen Bestellung im Internet auf der Webseite und im Mitgliedermagazin der IHK Offenbach am Main sowie unter www.svv.ihk.de veröffentlicht werden. Außerdem soll die IHK Offenbach am Main Ihre Kontaktdaten an anfragende Stellen, wie Gerichte, Behörden, Unternehmen sowie Privatpersonen zum Zwecke der Erstellung von Gutachten übermitteln können. Ihre Daten werden nach den folgenden Rechtsgrundlagen verarbeitet: a) Durchführung der Antragsprüfung und ggf. spätere Aufsicht: Art. 6 (1) c) DSGVO (rechtliche Verpflichtung) i.V.m. § 36 GewO; §§ 3, 5(2), 19, 20 SVO der IHK Offenbach am Main b) Bekanntmachung und Erlöschen der öffentlichen Bestellung in dem Mitgliedermagazin der IHK Offenbach am Main „Offenbacher Wirtschaft“: Art. 6 (1) c) DSGVO (rechtliche Verpflichtung) i.V.m. § 36 GewO; §§ 8, 22 (2) Sachverständigenordnung (SVO) der IHK Offenbach am Main c) Veröffentlichung der beruflichen Kontaktdaten im Internet: Art. 6 (1) a) DSGVO (Einwilligung) d) Benennung der beruflichen Kontaktdaten an potenzielle Auftraggeber auf Anfrage (Gerichte, Behörden, Unternehmen sowie Privatpersonen): http://www.svv.ihk.de/ Seite 2 von 3 Info_Art13_DSGVO_Antrag-Sachverstaendige_IHKOF Stand: 1. April 2021 Art. 6 (1) c) DSGVO (rechtliche Verpflichtung) 5. Empfänger oder Kategorien von Empfängern der personenbezogenen Daten a) Daten nach Ziffer 4.a) • Mitarbeiter der IHK Offenbach am Main • Auftragsdatenverarbeiter der IHK Offenbach am Main • Sachverständigenausschüsse und Fachgremien zur Überprüfung der besonderen Sachkunde im Sinne von Art. 6 (1) c) DSGVO i.V.m. § 36 GewO, § 5 (2) SVO der IHK Offenbach am Main b) Daten nach Ziffer 4.b) • Alle Abonnenten des Mitgliedermagazins „Offenbacher Wirtschaft“ c) Daten nach Ziffer 4.c) • Allgemeinheit mit Zugang zum Internet d) Daten nach Ziffer 4.d) • Auf Anfrage: Gerichte, Behörden, Unternehmen, Privatpersonen. 6. Übermittlung von personenbezogenen Daten an ein Drittland Ihre Daten werden ausschließlich in Deutschland verarbeitet. Eine zulässige Veröffentlichung personenbezogener Daten im Internet ist keine Übermittlung von personenbezogenen Daten an ein Drittland in diesem Sinne. 7. Dauer der Speicherung der personenbezogenen Daten Unabhängig des Erfolges Ihres Antrages auf öffentliche Bestellung und Vereidigung werden die Daten spätestens 15 Jahre nach Erlöschen Ihrer öffentlichen Bestellung bzw. nach Rechtskraft eines ablehnenden Bescheides gelöscht. 8. Betroffenenrechte Nach der EU-Datenschutzgrundverordnung stehen Ihnen folgende Rechte zu: a) Werden Ihre personenbezogenen Daten verarbeitet, so haben Sie das Recht, Auskunft über die zu Ihrer Person gespeicherten Daten zu erhalten (Art. 15 DSGVO). b) Sollten unrichtige personenbezogene Daten verarbeitet werden, steht Ihnen ein Recht auf Berichtigung zu (Art. 16 DSGVO). c) Liegen die gesetzlichen Voraussetzungen vor, so können Sie die Löschung oder Einschränkung der Verarbeitung verlangen sowie Widerspruch gegen die Verarbeitung einlegen (Art. 17, 18 und 21 DSGVO). d) Wenn Sie in die Datenverarbeitung eingewilligt haben oder ein Vertrag zur Datenverarbeitung besteht und die Datenverarbeitung mithilfe automatisierter Verfahren durchgeführt wird, steht Ihnen gegebenenfalls ein Recht auf Datenübertragbarkeit (Art. 20 DSGVO) zu. Sollten Sie von Ihren oben genannten Rechten Gebrauch machen, prüft die IHK Offenbach am Main, ob die gesetzlichen Voraussetzungen hierfür erfüllt sind. Zur Ausübung Ihrer Rechte wenden Sie sich bitte an den behördlichen Datenschutzbeauftragten unter Ziffer 3. Bei datenschutzrechtlichen Beschwerden können Sie sich an die zuständige Aufsichtsbehörde wenden: Der Hessische Beauftragte für Datenschutz und Informationsfreiheit Gustav-Stresemann-Ring 1 Seite 3 von 3 Info_Art13_DSGVO_Antrag-Sachverstaendige_IHKOF Stand: 1. April 2021 65189 Wiesbaden Telefon: 0611 14080 E-Mail: poststelle@datenschutz.hessen.de 9. Widerrufsrecht bei Einwilligung Im Hinblick auf den in Ziffer 4c) genannten Verarbeitungszweck ist Ihre vorherige Einwilligung erforderlich. Wenn Sie in die Verarbeitung durch die IHK Offenbach am Main durch eine entsprechende Erklärung eingewilligt haben, können Sie die Einwilligung jederzeit für die Zukunft widerrufen. Die Rechtmäßigkeit der aufgrund der Einwilligung bis zum Widerruf erfolgten Datenverarbeitung wird durch diesen nicht berührt. 10. Pflicht zur Bereitstellung der Daten Sie sind dazu verpflichtet, Ihre Daten anzugeben. Diese Verpflichtung ergibt sich aus Art. 6 (1) c) DSGVO i.V.m. § 36 GewO und der Sachverständigenordnung der IHK Offenbach am Main. Wenn Sie die erforderlichen Daten nicht angeben, kann die IHK Offenbach am Main Ihren Antrag auf öffentliche Bestellung und Vereidigung nicht bearbeiten und würde ihn nach fruchtloser Aufforderung zur Übermittlung der erforderlichen Daten ablehnen. Im Falle einer bereits erfolgten öffentlichen Bestellung könnte die IHK Offenbach am Main diese bei einem nachhaltigen Verstoß gegen die Mitteilungs- und Anzeigepflichten im Sinne von §§ 19 und 20 SVO der IHK Offenbach am Main gem. 23 SVO widerrufen.

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• Informationspflichten nach der DSGVO

Marianna Kartziou Recht und Steuern +49 69 8207-222 E-Mail schreiben

Frau Bellmann Recht und Steuern + 49 69 8207-228 E-Mail schreiben

Seite 1 von 3 Info_Art.13,14_DSGVO_Anmeldung_Veranstaltungen_IHKOF Stand: 1. April 2021 Informationspflicht nach Art. 13, 14 der Datenschutzgrundverordnung (DSGVO) 1. Bezeichnung der Verarbeitungstätigkeit Bei Anmeldungen zu Veranstaltungen der IHK Offenbach am Main durch Sie oder durch Dritte werden Ihre Daten verarbeitet, um die jeweilige Veranstaltung zu organisieren und durchzuführen sowie ggf. um Rechnungen oder Teilnahmebescheinigungen auszustellen. 2. Name und Kontaktdaten des Verantwortlichen für die Datenerhebung IHK Offenbach am Main Frankfurter Str. 90 63067 Offenbach am Main Telefon: 069 8207-0 Telefax: 069 8207-199 E-Mail: service@offenbach.ihk.de Vertreten durch: Präsidentin und Hauptgeschäftsführer 3. Kontaktdaten des behördlichen Datenschutzbeauftragten IHK Offenbach am Main Andrea Zbiral-Müller Frankfurter Str. 90 63067 Offenbach am Main Telefon: 069 8207-225 Telefax: 069 8207-48225 E-Mail: zbiral@offenbach.ihk.de 4. Zwecke und Rechtsgrundlagen der Verarbeitung, Quelle der Daten Empfänger oder Kategorien von Empfängern der personenbezogenen Daten Die IHK Offenbach am Main verarbeitet Ihre Teilnehmer-Daten und bei kostenpflichtigen Veranstaltungen auch Daten zur Rechnungsabwicklung im Rahmen der Veranstaltungs-Anmeldung und Veranstaltungs-Abwicklung. Rechtsgrundlage: Ihre Daten werden auf Grundlage von Art. 6 Abs. 1 Satz 1b) DSGVO (Vertrag/Vorvertrag) bzw. in Bezug auf die optional angegebene Daten nach Art. 6 Abs. 1 Satz 1a) DSGVO (Einwilligung) verarbeitet. Die Daten über Ihre Person wurden uns von Ihnen persönlich oder von demjenigen weitergegeben, der Sie für die Veranstaltung angemeldet hat. Folgende Teilnehmer-Daten werden erhoben: mailto:service@offenbach.ihk.de mailto:service@offenbach.ihk.de mailto:zbiral@offenbach.ihk.de mailto:zbiral@offenbach.ihk.de Seite 2 von 3 Info_Art.13,14_DSGVO_Anmeldung_Veranstaltungen_IHKOF Stand: 1. April 2021 - Anrede, Vorname, Nachname, Geburtsdatum und Geburtsort (nur bei Zertifikats-Lehrgängen), E-Mail- Adresse, Telefonnummer, Adresse (Straße, Hausnummer, Postleitzahl und Ort), optional erhoben werden außerdem Titel, Firma, Abteilung/Position des Teilnehmers. Darüber hinaus werden bei kostenpflichtigen Veranstaltungen folgende Daten zur Rechnungsabwicklung erhoben: - Vorname, Name, E-Mail-Adresse, Telefonnummer, Adresse (Straße, Hausnummer, Postleitzahl und Ort), optional erhoben werden außerdem Firma, Umsatzsteuer-Identifikationsnummer und Rechnungsstelle. Ihre personenbezogenen Daten werden übermittelt an: - für die Koordination der Veranstaltung zuständige Mitarbeiter sowie bei kostenpflichtigen Veranstaltungen an die Buchhaltung der IHK Offenbach am Main - an Dritte, wenn wir gesetzlich hierzu verpflichtet sind oder Sie vorab in die Datenübermittlung eingewilligt haben - ggf. an Auftragsverarbeiter, die mit der Organisation und Durchführung einer Veranstaltung beauftragt wurden - automatische Übertragung an die IHK-Zentralsysteme. 5. Dauer der Speicherung der personenbezogenen Daten Die Datenlöschung erfolgt unter Beachtung der gesetzlichen Aufbewahrungsfristen. Die Teilnehmer-Daten werden spätestens drei Jahren nach dem Ablauf des Jahres, in dem die Veranstaltung stattfand, gelöscht, soweit keine gesetzlichen Aufbewahrungsfristen entgegenstehen. Bei kostenpflichtigen Veranstaltungen werden die Daten zur Rechnungsabwicklung spätestens zehn Jahre nach dem Ablauf des Jahres, in dem die Veranstaltung stattfand, gelöscht, soweit keine gesetzlichen Aufbewahrungsfristen entgegenstehen. 6. Betroffenenrechte Nach der EU-Datenschutzgrundverordnung stehen Ihnen folgende Rechte zu: Werden Ihre personenbezogenen Daten verarbeitet, so haben Sie das Recht, Auskunft über die zu Ihrer Person gespeicherten Daten zu erhalten (Art. 15 DSGVO). Sollten unrichtige personenbezogene Daten verarbeitet werden, steht Ihnen ein Recht auf Berichtigung zu (Art. 16 DSGVO). Liegen die gesetzlichen Voraussetzungen vor, so können Sie die Löschung oder Einschränkung der Verarbeitung verlangen sowie Widerspruch gegen die Verarbeitung einlegen (Art. 17, 18 und 21 DSGVO). Wenn Sie in die Datenverarbeitung eingewilligt haben oder ein Vertrag zur Datenverarbeitung besteht und die Datenverarbeitung mithilfe automatisierter Verfahren durchgeführt wird, steht Ihnen ggf. ein Recht auf Datenübertragbarkeit zu (Art. 20 DSGVO). Sollten Sie von Ihren oben genannten Rechten Gebrauch machen, prüft die IHK Offenbach am Main, ob die gesetzlichen Voraussetzungen hierfür erfüllt sind. Seite 3 von 3 Info_Art.13,14_DSGVO_Anmeldung_Veranstaltungen_IHKOF Stand: 1. April 2021 Zur Ausübung Ihrer Rechte wenden Sie sich bitte an unseren Datenschutzbeauftragten. Weiterhin besteht ein Beschwerderecht bei unserer Aufsichtsbehörde, dem Hessischen Beauftragten für Datenschutz und Informationsfreiheit, Gustav-Stresemann-Ring 1, 65189 Wiesbaden. Die weiteren Kontaktdaten finden Sie unter https://datenschutz.hessen.de/%C3%BCber-uns/kontakt. 7. Pflicht zur Bereitstellung der Daten Ihre Daten werden benötigt, um Ihre Anfrage auf Teilnahme an einer Veranstaltung bearbeiten und ggf. den Vertrag mit Ihnen schließen zu können. Insofern sind Sie dazu verpflichtet, Ihre Daten anzugeben. Diese Verpflichtung ergibt sich aus Vertrag bzw. einem vorvertraglichen Schuldverhältnis. Sofern Sie oder ein Dritter (z. B. Ihr Arbeitgeber oder Ihr Erziehungsberechtigter), der Sie anmeldet, bei der Anmeldung die erforderlichen Anmeldedaten nicht angibt, können Sie sich nicht für eine IHK-Veranstaltung anmelden bzw. angemeldet werden. 8. Widerrufsrecht bei Einwilligung Wenn Sie in die Verarbeitung durch die IHK Offenbach durch eine entsprechende Erklärung eingewilligt haben, können Sie die Einwilligung jederzeit für die Zukunft widerrufen. Die Rechtmäßigkeit der aufgrund der Einwilligung bis zum Widerruf erfolgten Datenverarbeitung wird durch diesen nicht berührt. https://datenschutz.hessen.de/%C3%BCber-uns/kontakt https://datenschutz.hessen.de/%C3%BCber-uns/kontakt

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• Informationspflichten nach der DSGVO

0 Online Ausbildungsvertrag Anleitung für Ausbildungsbetriebe der IHK Offenbach am Main 1 Inhaltsverzeichnis 1. Eintragung von Ausbildungsverträgen ............................................................................ 1 1.1. Beantworten von Rückfragen zum Eintragungsantrag .............................. 5 1.2. Freigabe des Antrags und Eintragung des Ausbildungsvertrags ................ 8 2. Änderung von registrierten Ausbildungsverhältnissen ............................... 12 3. Löschung von registrierten Ausbildungsverhältnissen................................ 15 4. Ausbildermanagement ............................................................................... 17 4.1. Neuen Ausbilder eintragen ..................................................................... 18 4.2. Management von vorhandenen Ausbildern/Ausbilderinnen .................. 20 2 Abbildungsverzeichnis Abbildung 1: Menü Verzeichnisführung – Neuer Ausbildungsvertrag ................ 1 Abbildung 2: Eintragungsantrag - Registerkarte Auszubildender ........................ 2 Abbildung 3: Eintragungsantrag - Registerkarte Ausbildungszeit ....................... 3 Abbildung 4: Eintragungsantrag - Fehlermeldung .............................................. 4 Abbildung 5: Eintragungsantrag - Eingangsbestätigung ...................................... 5 Abbildung 6: Eintragungsantrag - E-Mail Rückfragen ......................................... 5 Abbildung 7: Eintragungsantrag - Eingang von Rückfragen ................................ 6 Abbildung 8: Eintragungsantrag - Beantworten von Rückfragen ........................ 7 Abbildung 9: Eintragungsantrag - E-Mail Freigabe des Antrags .......................... 8 Abbildung 10: Eintragungsantrag - Vertrag herunterladen ................................. 9 Abbildung 11: Eintragungsantrag - vorgefertigter Ausbildungsvertrag ............. 10 Abbildung 12: Eintragungsantrag - Vertrag hochladen ..................................... 11 Abbildung 13: Menü Verzeichnisführung – Vertrag ändern ............................. 12 Abbildung 14: Vertrag ändern - Auswahl Grund der Änderung ........................ 12 Abbildung 15: Vertrag ändern - Auswahl Azubi ................................................ 14 Abbildung 16: Vertrag ändern - Persönliche Daten des Azubis ......................... 14 Abbildung 17: Vertrag ändern - E-Mail Bestätigung an den Azubi .................... 15 Abbildung 18: Menü Verzeichnisführung – Vertrag auflösen ........................... 15 Abbildung 19: Vertrag auflösen - Auswahl Azubi ............................................. 16 Abbildung 20: Vertrag auflösen - Einreichung der Auflösung ........................... 16 Abbildung 21: Vertrag auflösen - E-Mail Bestätigung an den Azubi .................. 17 Abbildung 22: Menü Verzeichnisführung – Neuer Ausbilder ............................ 17 Abbildung 23: Neuer Ausbilder - Registerkarte Ausbilder ................................ 18 Abbildung 24: Neuer Ausbilder - Registerkarte Beruf ....................................... 18 Abbildung 25: Neuer Ausbilder - Registerkarte Ausbildereignung .................... 19 Abbildung 26: Neuer Ausbilder - Registerkarte Nachweise .............................. 19 Abbildung 27: Neuer Ausbilder - E-Mail Eintragungsbestätigung ..................... 20 Abbildung 28: Vorhandener Ausbilder - Auswahl Ausbilder ............................. 20 file://///fs1/Abteilung/ABT-III/ABT-III-NEU/10%20Orga/Projekte/Webfachverfahren/Verzeichnisführung/Anleitung%20Verzeichnisführung%20für%20Unternehmen.docx%23_Toc136865834 file://///fs1/Abteilung/ABT-III/ABT-III-NEU/10%20Orga/Projekte/Webfachverfahren/Verzeichnisführung/Anleitung%20Verzeichnisführung%20für%20Unternehmen.docx%23_Toc136865849 1 Anleitung Verzeichnisführung IHK Offenbach am Main 1. Eintragung von Ausbildungsverträgen Öffnen Sie die Verzeichnisführung über das Asta-Infocenter. Am linken Rand der Verzeichnisführung, sehen Sie die bereits von Ihnen eingetragenen Ausbildungsverträge und deren Antragsstatus. Um einen neuen Ausbildungsvertrag anzulegen, klicken Sie auf den Menübutton neben Ihrem Ausbildungsbetrieb. Nun öffnet sich hier ein Auswahlfeld. Im Auswahlfeld klicken Sie auf „Neuer Ausbildungsvertrag“ Daraufhin öffnet sich die Maske zur Einreichung des Eintragungsantrags an die IHK. Über die Registerkarten des Eintragungsantrags tragen Sie die Vertragsinhalte Ihres zukünftigen Auszubildenden ein. Über die angegebene E-Mailadresse des Azubis wird er über die endgültige Eintragung seines Vertrags informiert. Zudem erhält er über diese E-Mailadresse die Zugangsdaten zum Azubi-Infocenter. Die Verzeichnisführung online integriert Daten aus dem Stammdatensystem der IHK. Daher sind z. B. Ihre Ausbilder als Auswahlfeld für den Ausbildungsvertrag in der Verzeichnisführung hinterlegt. Wählen Sie einen Ausbilder aus, können Sie im zweiten Schritt den Beruf des Azubis eintragen. Selbstverständlich werden auch hier nur die Berufe angezeigt, für die der Ausbilder in der IHK eingetragen ist. Wichtig: Sollte ein Pflichtfeld nicht ausgefüllt oder ein Vertragsinhalt nicht gesetzeskonform sein, ist die Einreichung des Antrags nicht möglich. Das System zeigt eine Fehlermeldung und teilt Ihnen mit, welche Eintragung fehlerhaft ist. Abbildung 1: Menü Verzeichnisführung – Neuer Ausbildungsvertrag 2 Abbildung 2: Eintragungsantrag - Registerkarte Auszubildender 3 Abbildung 3: Eintragungsantrag - Registerkarte Ausbildungszeit 4 Abbildung 4: Eintragungsantrag - Fehlermeldung 5 Über den Button „Entwurf speichern“ können Sie die bereits eingegebenen Vertragsinhalte speichern und zu einem späteren Zeitpunkt weiterbearbeiten. Der Button „Entwurf löschen“ löscht die bisher eingegebenen Vertragsinhalte. Sind alle Vertragsinhalte korrekt erfasst, können Sie den Antrag auf Eintragung über den Button „Einreichen“ an die IHK übermitteln. Nach der Einreichung des Eintragungsantrags erhalten Sie folgende E-Mail: Abbildung 5: Eintragungsantrag - Eingangsbestätigung 1.1. Beantworten von Rückfragen zum Eintragungsantrag Der IHK-Ausbildungsberater prüft den eingegangenen Antrag auf Vollständigkeit und Korrektheit der Angaben. Dabei hat er bei Unstimmigkeiten die Möglichkeit, Rückfragen an den Antragsteller zu stellen. Der Ausbildungsvertrag wird somit zunächst nicht zur Unterschrift freigegeben, sondern geht zur Beantwortung der Rückfrage zurück an den Antragsteller. Auch hier erhalten Sie eine Information per E-Mail. Abbildung 6: Eintragungsantrag - E-Mail Rückfragen Um die Rückfrage zu beantworten, melden Sie sich erneut im System an und öffnen den entsprechenden Eintragungsantrag. Das gelbe Fragezeichen kennzeichnet, dass zu dem jeweiligen Eintragungsantrag eine Rückfrage vorliegt. Der grüne Punkt kennzeichnet das Register, in dem es Rückfragen gibt. Sie haben nun die Möglichkeit den Eintragungsantrag zu korrigieren und eine Antwort zu verfassen. Der korrigierte Antrag wird mit dem Button „Antwort/en senden“ wieder an die IHK zurückgesendet. 6 Abbildung 7: Eintragungsantrag - Eingang von Rückfragen 7 Abbildung 8: Eintragungsantrag - Beantworten von Rückfragen 8 Nach Beantwortung der Rückfrage geht der Antrag erneut an den IHK-Ausbildungsberatung zur Freigabe des Antrags. 1.2. Freigabe des Antrags und Eintragung des Ausbildungsvertrags Nachdem der Eintragungsantrag vom IHK-Ausbildungsberater freigegeben wurde, geht eine vorgefertigte Schablone des finalen Ausbildungsvertrags an den Ausbildungsbetrieb zurück. Zudem erfolgt eine Information per E-Mail. Abbildung 9: Eintragungsantrag - E-Mail Freigabe des Antrags Der Ausbildungsvertrag wird vom Antragsteller ausgedruckt und unterschrieben und ebenfalls dem Auszubildenden zur Unterschrift vorgelegt. Der unterschriebene Ausbildungsvertrag wird zusammen mit allen erforderlichen Anhängen (z. B. Ärztliche Untersuchung bei minderjährigen Azubis) erneut im System hochgeladen. Zusätzlich muss der Vertragsabschluss im Kontrollkasten vom Ausbildungsbetrieb bestätigt werden. Mit dem Klick auf „Vertrag hochladen“ wird der Vertrag automatisch an den IHK-Ausbildungsberater übermittelt. Nach Überprüfung durch den IHK-Ausbildungsberater wird der Auszubildende in das Stammdatensystem der IHK registriert. Wichtig: Auch hier kann der IHK-Ausbildungsberater Rückfragen stellen, die durch den Ausbildungsbetrieb beantwortet werden müssen. Nach der Registrierung des Ausbildungsvertrags erhält der/die Auszubildende in der Verzeichnisführung einen grünen Haken. Die Eintragung ist somit erfolgt. Eine Bestätigung per E-Mail erfolgt nicht. 9 Abbildung 10: Eintragungsantrag - Vertrag herunterladen 10 Abbildung 11: Eintragungsantrag - vorgefertigter Ausbildungsvertrag 11 Abbildung 12: Eintragungsantrag - Vertrag hochladen 12 2. Änderung von registrierten Ausbildungsverhältnissen Öffnen Sie die Verzeichnisführung über das Asta-Infocenter. Am linken Rand der Verzeichnisführung, sehen Sie die bereits von Ihnen eingetragenen Ausbildungsverträge und deren Antragsstatus. Um einen Ausbildungsvertrag zu ändern, klicken Sie auf den Menübutton neben Ihrem Ausbildungsbetrieb. Nun öffnet sich hier ein Auswahlfeld. Im Auswahlfeld klicken Sie auf „Vertrag ändern“ Abbildung 13: Menü Verzeichnisführung – Vertrag ändern Anschließend öffnet sich ein Auswahlfeld, in dem der Grund der Änderung hinterlegt werden muss. In dieser Beispieleintragung werden die Daten des Auszubildenden geändert. Abbildung 14: Vertrag ändern - Auswahl Grund der Änderung 13 14 Im nächsten Schritt muss der Ausbildungsbetrieb den entsprechenden Auszubildenden auswählen. Die Auszubildenden des Ausbildungsbetriebs stehen in einem Auswahlfeld zur Verfügung. Wichtig: Personen mit den Berechtigungen „Administrator“ oder „Verwalter“ sehen alle Auszubildende des Unternehmens. Personen mit der Berechtigung „Ausbilder“ sehen nur die Auszubildende, die von dem entsprechenden Ausbilder betreut werden. Abbildung 15: Vertrag ändern - Auswahl Azubi Der ausgewählte Änderungsgrund entscheidet über die erscheinenden Register. Da in diesem Fall die persönlichen Daten des Auszubildenden geändert werden sollen, steht nur das Register „Auszubildender“ zur Verfügung. In diesem Beispiel ist der Auszubildende umgezogen. Die neue Anschrift wird mit dem Button „Einreichen“ an die IHK übermittelt. Der IHK-Ausbildungsberater prüft die Änderung und gibt den Antrag frei oder lehnt diesen ab. Auch hier können Rückfragen vom IHK-Ausbildungsberater formuliert werden. Abbildung 16: Vertrag ändern - Persönliche Daten des Azubis 15 Nach der Freigabe des IHK-Ausbildungsberaters erhält der Auszubildende eine E-Mail über die erfolgte Änderung. Abbildung 17: Vertrag ändern - E-Mail Bestätigung an den Azubi 3. Löschung von registrierten Ausbildungsverhältnissen Öffnen Sie die Verzeichnisführung über das Asta-Infocenter. Am linken Rand der Verzeichnisführung, sehen Sie die bereits von Ihnen eingetragenen Ausbildungsverträge und deren Antragsstatus. Um einen bereits registrierten Ausbildungsvertrag aufzulösen, klicken Sie auf den Menübutton neben Ihrem Ausbildungsbetrieb. Nun öffnet sich hier ein Auswahlfeld. Im Auswahlfeld klicken Sie auf „Vertrag auflösen“ Abbildung 18: Menü Verzeichnisführung – Vertrag auflösen 16 Im nächsten Schritt muss der Ausbildungsbetrieb den entsprechenden Auszubildenden auswählen. Die Auszubildenden des Ausbildungsbetriebs stehen in einem Auswahlfeld zur Verfügung. Wichtig: Personen mit den Berechtigungen „Administrator“ oder „Verwalter“ sehen alle Auszubildende des Unternehmens. Personen mit der Berechtigung „Ausbilder“ sehen nur die Auszubildende, die von dem entsprechenden Ausbilder betreut werden. Abbildung 19: Vertrag auflösen - Auswahl Azubi In der Registerkarte „Auflösung“ wird nun der Grund und das Datum der Auflösung hinterlegt. Zudem ist ein Nachweis der Auflösung (z. B. Aufhebungsvertrag) erforderlich. Der Auflösungsantrag wird mit dem Button „Einreichen“ an die IHK übermittelt. Abbildung 20: Vertrag auflösen - Einreichung der Auflösung Der IHK-Ausbildungsberater prüft die Auflösung des Ausbildungsvertrags und gibt den Antrag frei oder lehnt diesen ab. Auch hier können Rückfragen vom IHK-Ausbildungsberater formuliert werden. 17 Nach der Freigabe des IHK-Ausbildungsberaters erhält der Auszubildende eine E-Mail über die erfolgte Auflösung. Abbildung 21: Vertrag auflösen - E-Mail Bestätigung an den Azubi 4. Ausbildermanagement Öffnen Sie die Verzeichnisführung über das Asta-Infocenter. Um die Ausbilder Ihres Unternehmens zu managen oder einen neuen Ausbilder zu hinterlegen, klicken Sie auf den Menübutton neben Ihrem Ausbildungsbetrieb. Nun öffnet sich hier ein Auswahlfeld. Im Auswahlfeld klicken Sie auf „Neuer Ausbilder / Neuer Beruf“ Abbildung 22: Menü Verzeichnisführung – Neuer Ausbilder 18 4.1. Neuen Ausbilder eintragen Im Register „Ausbilder“ werden die persönlichen Daten des Ausbilders eingetragen. Abbildung 23: Neuer Ausbilder - Registerkarte Ausbilder Im Register „Beruf“ wird hinterlegt, ob der Beruf des Ausbilders bereits im Ausbildungsbetrieb ausgebildet wird oder ein neuer Ausbilder in einem neuen Ausbildungsberuf angelegt werden soll. Bei der Anlage eines neuen Ausbilders in einem bereits bestehenden Beruf, stehen im entsprechenden Auswahlfeld die Berufe des Ausbildungsbetriebs zur Auswahl. Bei der Anlage eines neuen Ausbilders in einem neuen Beruf erweitert sich das Auswahlfeld um alle verfügbaren Berufe der IHK-Organisation. Abbildung 24: Neuer Ausbilder - Registerkarte Beruf 19 Im Register Ausbildereignung / Information wird die Ausbildereignung des Ausbilders eingetragen. In den Informationen wird die Funktion des Ausbilders hinterlegt. Abbildung 25: Neuer Ausbilder - Registerkarte Ausbildereignung Im Register „Nachweise“ werden die Nachweise der Ausbildereignung und der fachlichen Eignung hochgeladen. Abbildung 26: Neuer Ausbilder - Registerkarte Nachweise Sind alle Inhalte korrekt erfasst, können Sie den Antrag über den Button „Einreichen“ an die IHK übermitteln. Der IHK-Ausbildungsberater prüft die Eintragung des Ausbilders und gibt den Antrag frei oder lehnt diesen ab. Auch hier können Rückfragen vom IHK-Ausbildungsberater formuliert werden. 20 Nach der Freigabe des IHK-Ausbildungsberaters erhält der Ausbilder in eine E-Mail über die erfolgte Eintragung. Abbildung 27: Neuer Ausbilder - E-Mail Eintragungsbestätigung 4.2. Management von vorhandenen Ausbildern/Ausbilderinnen Um einem Ausbilder einen neuen Beruf zuzuordnen, muss im Register „Ausbilder“ das Häkchen bei „Verfügbarer Ausbilder“ gesetzt werden. Daraufhin erscheint ein Auswahlfeld, in dem der entsprechende Ausbilder ausgewählt werden kann. Der weitere Prozess der Eintragung entspricht der vorangegangenen Ausführung. Abbildung 28: Vorhandener Ausbilder - Auswahl Ausbilder Bei Fragen kontaktieren Sie Thomas Süsser; Tel.: 069 8207-313; E-Mail: suesser@offenbach.ihk.de Petra Dittmar; Tel.: 069 8207-325; E-Mail: dittmar@offenbach.ihk.de mailto:a.nimer@hanau.ihk.de

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• ASTA-Infocenter - Das online Portal für Ausbildungsstätten