Einstellung von Mitarbeitern

Die Personalplanung beginnt meist mit der Aufstellung eines Stellenprofils, in dem die erwarteten Anforderungen niederlegt werden. Es sollte auch festgelegt werden, ob eine Voll-, Teilzeitkraft oder nur eine Aushilfe benötigt wird.

Bei der Suche kann man Stellenausschreibungen in örtlichen oder überregionalen Tageszeitungen oder Fachblättern veröffentlichen. Diese teure Methode hat den Vorteil, dass das Arbeitnehmerprofil genau bestimmt werden kann. Kostengünstiger ist die Nachfrage bei der zuständigen Agentur für Arbeit. Daneben können auch gewerbliche Arbeitsvermittler eingeschaltet werden, die aber für die Vermittlung regelmäßig eine Provision erhalten.

Achtung: Stellenausschreibungen dürfen nicht diskriminierend formuliert sein, insbesondere sind die Vorgaben des Allgemeinen Gleichbehandlungsgesetzes zu berücksichtigen. Arbeitsplätze müssen als Teilzeitarbeitsplatz ausgeschrieben werden, wenn sie sich dafür eignen.

Nach einer gründlichen Sichtung der Bewerbungsunterlagen - insbesondere Lebenslauf, Ausbildung, Zeugnisse früherer Arbeitgeber, Abschlüsse und sonstige Qualifikationen - sollte mit den Bewerbern, denen die Bewältigung der gestellten Aufgaben zugetraut wird, ein Einstellungsgespräch geführt werden. In diesem Gespräch dürfen alle arbeitsplatzbezogenen Fragen gestellt werden, die der Bewerber wahrheitsgemäß beantworten muss. Nicht erlaubt ist die Erkundigung nach einer Schwerbehinderung. Unzulässig ist auch die Frage an eine weibliche Kandidatin nach einer Schwangerschaft.

Besteht bei Betrieben mit mindestens 20 Mitarbeitern ein Betriebsrat, ist dieser vor einer Einstellung umfassend zu unterrichten und um Zustimmung zu ersuchen. Eine ärztliche Untersuchung de Bewerbers ist grundsätzlich zulässig, aber wohl nur bei besonderen Anforderungen empfehlenswert. Bei der Einstellung von Ausländern ist darauf zu achten, dass ein gültiger Aufenthaltstitel vorhanden ist, der zur Ausübung einer unselbständigen Erwerbstätigkeit berechtigt. Jugendliche bedürfen zum Abschluss eines Arbeitsvertrages der Zustimmung ihrer Erziehungsberechtigten; außerdem gelten für sie besondere Schutzvorschriften.

Wenn der Bewerber noch in einem anderen Unternehmen beschäftigt ist, sollte darauf geachtet werden, dass dieses Arbeitsverhältnis ordnungsgemäß beendet wird. Zwar ist es niemandem verboten, den Arbeitgeber zu wechseln. Unzulässig ist es aber, einen Arbeitnehmer zu verleiten, seinen bestehenden Arbeitsvertrag zu brechen, insbesondere, wenn er bei einem Konkurrenten arbeitet. Die wettbewerbswidrige Abwerbung kann zu Schadensersatzansprüchen führen.

Die Einstellung erfolgt dann schließlich durch Abschluss eines Arbeitsvertrages. Dafür ist grundsätzlich keine besondere Form vorgeschrieben. Allerdings ist die Schriftform zu empfehlen, um den Inhalt für beide Seiten verbindlich festzulegen. Dies führt zu mehr Rechtssicherheit und erleichtert in der Regel die alltägliche Zusammenarbeit. Verschiedene Musterarbeitsverträge finden Sie über den nebenstehenden Link "Arbeitsvertrag".

Zu beachten ist das Nachweisgesetz, wonach der Arbeitgeber - außer bei vorübergehenden Aushilfen und gelegentlichen Tätigkeiten - die wichtigsten Vertragsbedingungen schriftlich niederzulegen hat und dem Arbeitnehmer innerhalb eines Monats nach Beginn des Arbeitsverhältnisses aushändigen muss. Der Mindestinhalt dieses Nachweises, der als Anhaltspunkt für einen Arbeitsvertrag dienen kann, umfasst folgende Punkte:

• Name und Anschrift der Vertragsparteien
• Zeitpunkt des Beginns des Arbeitsverhältnisses
• Dauer des Arbeitsverhältnisses bei Befristung Arbeitsort
• Bezeichnung oder Beschreibung der Tätigkeit
• Zusammensetzung und Höhe des Arbeitsentgelts
• Arbeitszeit
• Dauer des jährlichen Erholungsurlaubs
• Kündigungsfristen
• Allgemeiner Hinweis auf Tarifverträge, Betriebs- und Dienstvereinbarungen, die auf das Arbeitsverhältnis anwendbar sind.

Die Verletzung dieser Nachweispflicht hat keine Auswirkung auf die Gültigkeit des Arbeitsvertrags. Der Arbeitnehmer hat aber einen gerichtlich einklagbaren Anspruch auf die Erteilung.

Wer zum ersten Mal einen Arbeitnehmer beschäftigt, stellt sich häufig die Frage, wie er den Vertrag inhaltlich ausgestalten kann. Zwar gilt auch für den Arbeitsvertrag grundsätzlich das Prinzip der Vertragsfreiheit, so dass viele Bestimmungen von den Parteien frei ausgehandelt werden können. In einigen Punkten gibt es jedoch zwingende gesetzliche Regelungen.

Tarifverträge gelten dagegen in der Regel nur zwischen den Tarifvertragsparteien, das heißt, zwischen Arbeitgebern, die dem Arbeitgeberverband angeschlossen sind, und Arbeitnehmern, die der betreffenden Gewerkschaft angehören. Tarifliche Regelungen gelten aber auch für nicht organisierte Betriebe,

• wenn im Arbeitsvertrag auf sie ausdrücklich Bezug genommen wird,
• wenn sie - auch ohne ausdrückliche Bezugnahme - regelmäßig und ohne Vorbehalt angewendet werden,
• oder wenn es sich um sog. allgemeinverbindliche Tarifverträge handelt. Ob ein allgemeinverbindlicher Tarifvertrag anwendbar ist, kann man bei dem betreffenden Arbeitgeberverband, bei der zuständigen Innung oder beim Tarifregister des Sozialministeriums des Landes Hessen erfahren (Tarifregister Wiesbaden, Tel.: 0611 817-3495 (Di und Do von 13.00 bis 15.00 Uhr)

Nach der Einstellung sollte sich der Arbeitgeber folgende Unterlagen aushändigen bzw. vorlegen lassen:

• Lohnsteuerkarte
• Sozialversicherungsausweis (Kopie anfertigen!)
• bei ausländischen Arbeitnehmern: Aufenthaltstitel (siehe oben)
• ggf. Führerschein (wenn arbeitsvertraglich erforderlich)
• Urlaubsbescheinigung des früheren Arbeitgebers
• Arbeitszeugnis oder Arbeitsbescheinigung des früheren Arbeitgebers
• Mitteilung darüber, in welcher Krankenkasse der Arbeitnehmer versichert ist.

Werden dem Arbeitnehmer bei Beginn der Tätigkeit (oder auch später) Arbeitsmaterialien wie Werkzeuge, Bekleidung, Fahrzeug etc. zur dauernden Verwendung ausgehändigt, sollte er dem Arbeitgeber den Erhalt in einer Empfängsbestätigung quittieren.

Mit der ersten Lohn- oder Gehaltsabrechnung, spätestens innerhalb von sechs Wochen nach Beginn der Beschäftigung, ist der neue Arbeitsnehmer in elektronischer Form bei der Krankenkasse anzumelden. Informationen zum Anmeldeverfahren finden Sie auf der Internet-Seite der Deutschen Rentenversicherung (www.deutsche-rentenversicherung.de). In folgenden Branchen muss die Anmeldung sofort, d.h. spätestens am Tag der Beschäftigungsaufnahme, erfolgen:

• Baugewerbe
• Gaststätten- und Beherbergungsgewerbe
• Personenbeförderungsgewerbe
• Speditions-, Transport- und damit verbundenen Logistikgewerbe
• Schaustellergewerbe
• Unternehmen der Forstwirtschaft
• Gebäudereinigungsgewerbe
• Unternehmen, die sich am Auf- und Abbau von Messen und Ausstellungen beteiligen
• Fleischwirtschaft

Darüber hinaus ist die Berufsgenossenschaft einmal jährlich zu informieren. Formulare für diese Anmeldung sind bei der zuständigen Berufsgenossenschaft erhältlich (Formulare und Informationen zur Berufsgenossenschaft: www.dguv.de). Bei der ersten Einstellung eines Arbeitnehmers hat der Arbeitgeber außerdem beim Betriebsnummernservice der Bundesagentur für Arbeit eine Betriebsnummer zu beantragen. Kontaktdaten des Betriebsnummern-Service:
Anschrift: Eschberger Weg, 66121 Saarbrücken
Telefon: 01801 / 66 44 66 (Festnetzpreis 3,9 ct/min; Mobilfunkpreise max. 42 ct/min)
Telefax: 0681 / 849-499
E-Mail: betriebsnummernservice@arbeitsagentur.de

Die Sozialversicherungsbeiträge (für Arbeitslosen-, Renten-, Kranken- und Pflegeversicherung) sind unter der vom Betriebsnummern-Service erteilten Betriebsnummer an die Krankenkasse abzuführen, bei der der Arbeitnehmer versichert ist.